Hiểu rõ quy trình thủ tục hải quan trong xuất khẩu hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện trực tiếp hoặc theo dõi trong trường hợp sử dụng dịch vụ từ Forwarder.
Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế
Bước này cần thực hiện sớm, có thể trước cả khi đàm phán ký hợp đồng xuất khẩu. Bạn là công ty bán hàng, thì chắc chắn cần kiểm tra về chính sách của nhà nước có khuyến khích, hạn chế, hay cấm xuất khẩu mặt hàng này không.
Mỗi mặt hàng sẽ có những chính sách cũng như quy định xuất nhập khẩu riêng biệt
Trường hợp hàng hóa bị hạn chế, phải xuất theo hạn ngạch, hay giấy phép, thì cần nghiên cứu làm thủ tục này trước khi tiến hành ký hợp đồng xuất khẩu. Đương nhiên, không có giấy phép hay xin hạn ngạch được thì không thể làm thủ tục hải quan xuất khẩu.
Ngoài ra, là chủ hàng xuất, bạn cũng cần tìm hiểu xem mặt hàng đó có chịu thuế xuất khẩu hay không. Theo chính sách khuyến khích xuất khẩu, số lượng mặt hàng phải chịu thuế ít hơn nhiều so với hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, vẫn có những mặt hàng bị áp thuế xuất khẩu, chẳng hạn như khoáng sản (than, đá, quặng, kim loại quý…), lâm sản (gỗ, sản phẩm gỗ)…
Bạn có thể tra cứu trong Danh mục các mặt hàng chịu thuế xuất khẩu trong cuốn Biểu thuế hoặc tra cứu online trên website của Tổng cục hải quan.
Việc tiếp theo là đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ
Với những loại hàng thông thường không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, thì chứng từ cần thiết cũng khá đơn giản. Đa số chứng từ bạn cũng cần gửi cho người mua hàng nước ngoài.
Để lên tờ khai hải quan ở bước 3, bạn cần chuẩn bị những chứng từ như sau:
- Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất
- Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal
Thông tin chứng từ cần chính xác và thống nhất giữa hai bên Xuất – Nhập
Với những loại hàng đặc thù, phải yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, nhà xuất khẩu phải chuẩn bị những giấy tờ riêng theo quy định hiện hành. VD: gỗ hay sản phẩm của gỗ cần phải chuẩn bị thêm hồ sơ lâm sản có dấu xác nhận của kiểm lâm hoặc hàng thủy sản phải kiểm dịch động vật.
Bước 3: Khai tờ khai hải quan
Căn cứ theo số liệu trong bộ chứng từ nêu trên, bạn vào phần mềm hải quan điện tử để nhập dữ liệu, lên tờ khai hải quan.
Với doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu lần đầu, thì phải làm một số bước phụ nữa như sau:
- Mua chữ ký số. Bạn có thể dùng chung chữ ký số đang dùng để khai thuế, bảo hiểm XH.
- Đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan (hệ thống VNACCS). Bạn nên nhờ luôn đơn vị bán chữ ký số đăng ký giúp. Họ chuyên làm nên thao tác sẽ nhanh chóng. Còn nếu không thì nhờ đơn vị dịch vụ hải quan đăng ký.
- Tải và cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử (Phần mềm Thái Sơn Ecuss – tham khảo thêm trên internet)
Sau khi cài đặt và chạy thử phần mềm thông suốt, việc cần làm là khai báo thông tin lô hàng vào phần mềm.
Sau khi truyền tờ khai hải quan xong, bạn in tờ khai và làm thủ tục tiếp tại chi cục hải quan.
Song song với bước này, bạn có thể làm thủ tục lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành theo yêu cầu của cơ quan hữu quan, như kiểm dịch thực vật, động vật…
Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan
Tùy theo tờ khai phân vào luồng gì, mà thủ tục có sự khác nhau ít nhiều:
Tờ khai luồng xanh
Trường hợp nhẹ nhàng nhất, đã được thông quan luôn trên phần mềm. Bạn chỉ cần đến hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:
- Phơi hạ hàng
- Tờ mã vạch (in từ website tổng cục hải quan)
- Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).
Hải quan sẽ ký nháy và có nơi còn đóng dấu nội bộ ra mặt sau tờ khai, lúc này bạn có thể đem nộp cho hãng tàu như ở Bước 5.
Tờ khai luồng vàng
Bạn chuẩn bị bộ hồ sơ giấy theo hướng dẫn trong Thông tư 38 (sửa đổi trong TT 39), và mang tới chi cục hải quan để cán bộ hải quan xem.
Gần đây, 1 số chi cục hải quan có thay đổi theo hướng tạo thuận lợi cho doanh nghiệp. Các chứng từ trước đây phải nộp bản chụp (sao y), thì giờ có thể đính kèm file scan vào phần mềm khi truyền tờ khai, mà không cần nộp bản giấy nữa. Tất nhiên trừ những giấy tờ quan trọng (giấy phép…) bắt buộc phải xem bản gốc thì bạn vẫn cần nộp thêm. Vì việc triển khai này chưa đồng bộ trên toàn quốc nên bạn liên hệ với chi cục hải quan dự định mở tờ khai để hỏi trước và làm theo hướng dẫn của họ.
Tờ khai luồng đỏ
Khi phân vào luồng này, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lệ (như luồng vàng nêu trên).
Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công.
Mục đích của công tác kiểm hóa là để xác định xem hàng hóa trên thực tế có giống như đã khai báo trong hồ sơ hay không. Nếu giống thì coi như hoàn thành bước này. Nếu khác thì khả năng là phải sửa lại tờ khai (sai sót nhỏ), có thể bị phạt hành chính (nếu sai sót lớn), và có trường hợp không được xuất (lỗi nghiêm trọng).
Bước 5: Thông quan & thanh lý tờ khai
Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, bước tiếp là bạn nộp lại tờ khai & tờ mã vạch cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát, khi hàng đã lên tàu.
Như vậy, sau khi qua 5 bước chính nêu trên, bạn sẽ hoàn thành được thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu hàng hóa. Để việc thực hiện được thông suốt, bạn cũng cần quan tâm tìm hiểu đến quy định của pháp luật có liên quan đến thủ tục xuất khẩu.
Quy định liên quan đến thủ tục hải quan xuất khẩu
Có những quy định chung về xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan, bên cạnh những quy định riêng liên quan cụ thể để mặt hàng và lô hàng của bạn.
Quy định chung của hải quan:
- Luật hải quan 2014
- Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đổi 38/2015/TT-BTC – hướng dẫn về thủ tục hải quan
- Thông tư 22/2014/TT-BTC hướng dẫn Thủ tục hải quan điện tử
- v.v…
Những điểm cần lưu ý khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Thủ tục hải quan nói chung thì cũng nhiều điểm đáng lưu tâm để tránh phát sinh thời gian và chi phí. Riêng với hàng xuất khẩu có đặc thù riêng, bạn cần lưu ý thêm một số điểm sau:
- Để ý thời hạn cuối cùng nhận tờ khai thông quan (Cut-off time). Tờ khai cần hoàn thành thông quan và nộp cho hãng tàu (hoặc đại diện) trước thời hạn này. Nếu quá hạn, hàng của bạn sẽ bị chuyển sang chuyến tàu sau, và phải khai sửa tên tàu & số chuyến.
- Nếu công ty bạn không gần nơi làm thủ tục thông quan, thì việc chuẩn bị và gửi chứng từ sẽ mất thời gian, và dễ ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Chẳng hạn, bạn ở Hà Nội nhưng xuất hàng qua cảng Cát Lái hay Hải Phòng, thì cần gửi trước hồ sơ giấy cho đơn vị làm thủ tục ở đó. Để đề phòng phải sửa hay bổ sung chứng từ, bạn nên cân nhắc gửi thêm cả giấy ký khống (lưu không). Nếu không, khi cần sửa chứng từ, bạn mất 1 ngày để gửi chứng từ mới, và rất có thể sẽ chậm thông quan, dẫn tới hàng bị rớt tàu.
- Với hàng phải lấy mẫu tại cảng để kiểm tra chất lượng, bạn không nên kẹp ngay seal hãng tàu sau khi đóng hàng. Vì đến khi về cảng lại cắt bỏ đi, và như vậy phải mua seal khác của hãng tàu, mất chi phí và thời gian. Thay vào đó, nên kẹp seal tạm, mua ở gần cảng, mất khoảng 10-15 nghìn đồng, khi lấy mẫu xong xuôi (và không bị kiểm hóa), lúc đó mới kẹp seal hãng tàu.
- Khi đóng hàng tại kho, cần kiểm tra kỹ tình trạng container, đảm bảo đủ tiêu chuẩn đóng hàng, tránh dùng container kém chất lượng dễ gây hư hỏng hàng hóa. Chẳng hạn, như hình dưới đây, chắc chắn bạn nên từ chối đóng hàng vào container này.
- Và còn nhiều điểm khác nữa trong quá trình làm hàng bạn sẽ rút ra kinh nghiệm.
Hy vọng với hướng dẫn trên, Qúy doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về quy trình thủ tục hải quan trong xuất khẩu hàng hóa. Hãy liên hệ với Mekong Logistics để được hỗ trợ xử lý nhanh chóng và chuyên nghiệp!
☎️ Call center:
– Vietnam: [+84] 1900 636 944
– Cambodia: [+855] 0236 222 999
🌎 Website: www.mekonglogistics.vn / www.mkg.com.vn
MEKONG LOGISTICS SUPPLY CHAIN COMPANY LIMITED
🏢 99 Dao Duy Anh Street, Ward 9, Phu Nhuan District, Ho Chi Minh City, Vietnam
📩 Email: info@mkg.com.vn
📱 Fanpage:www.facebook.com/MekongLogs
MEKONG LOGISTICS SUPPLY CHAIN COMPANY LIMITED (CAMBODIA)
🏢 17B Street 384, Sangkat Toul Svay Prey 1, Khan Chamkarmon, Phnom Penh, Cambodia
📩 Email: cambodia@mkg.com.vn
