Hiểu rõ quy trình thủ tục hải quan trong xuất khẩu hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện trực tiếp hoặc theo dõi trong trường hợp sử dụng dịch vụ từ Forwarder.
Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế

Mỗi mặt hàng sẽ có những chính sách cũng như quy định xuất nhập khẩu riêng biệt
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ
- Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất
- Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal

Thông tin chứng từ cần chính xác và thống nhất giữa hai bên Xuất – Nhập
Bước 3: Khai tờ khai hải quan
- Mua chữ ký số. Bạn có thể dùng chung chữ ký số đang dùng để khai thuế, bảo hiểm XH.
- Đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan (hệ thống VNACCS). Bạn nên nhờ luôn đơn vị bán chữ ký số đăng ký giúp. Họ chuyên làm nên thao tác sẽ nhanh chóng. Còn nếu không thì nhờ đơn vị dịch vụ hải quan đăng ký.
- Tải và cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử (Phần mềm Thái Sơn Ecuss – tham khảo thêm trên internet)
Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan
Tờ khai luồng xanh
- Phơi hạ hàng
- Tờ mã vạch (in từ website tổng cục hải quan)
- Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).
Tờ khai luồng vàng
Tờ khai luồng đỏ
Bước 5: Thông quan & thanh lý tờ khai
Quy định liên quan đến thủ tục hải quan xuất khẩu
Quy định chung của hải quan:
- Luật hải quan 2014
- Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đổi 38/2015/TT-BTC – hướng dẫn về thủ tục hải quan
- Thông tư 22/2014/TT-BTC hướng dẫn Thủ tục hải quan điện tử
- v.v…
Những điểm cần lưu ý khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu
- Để ý thời hạn cuối cùng nhận tờ khai thông quan (Cut-off time). Tờ khai cần hoàn thành thông quan và nộp cho hãng tàu (hoặc đại diện) trước thời hạn này. Nếu quá hạn, hàng của bạn sẽ bị chuyển sang chuyến tàu sau, và phải khai sửa tên tàu & số chuyến.
- Nếu công ty bạn không gần nơi làm thủ tục thông quan, thì việc chuẩn bị và gửi chứng từ sẽ mất thời gian, và dễ ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Chẳng hạn, bạn ở Hà Nội nhưng xuất hàng qua cảng Cát Lái hay Hải Phòng, thì cần gửi trước hồ sơ giấy cho đơn vị làm thủ tục ở đó. Để đề phòng phải sửa hay bổ sung chứng từ, bạn nên cân nhắc gửi thêm cả giấy ký khống (lưu không). Nếu không, khi cần sửa chứng từ, bạn mất 1 ngày để gửi chứng từ mới, và rất có thể sẽ chậm thông quan, dẫn tới hàng bị rớt tàu.
- Với hàng phải lấy mẫu tại cảng để kiểm tra chất lượng, bạn không nên kẹp ngay seal hãng tàu sau khi đóng hàng. Vì đến khi về cảng lại cắt bỏ đi, và như vậy phải mua seal khác của hãng tàu, mất chi phí và thời gian. Thay vào đó, nên kẹp seal tạm, mua ở gần cảng, mất khoảng 10-15 nghìn đồng, khi lấy mẫu xong xuôi (và không bị kiểm hóa), lúc đó mới kẹp seal hãng tàu.
- Khi đóng hàng tại kho, cần kiểm tra kỹ tình trạng container, đảm bảo đủ tiêu chuẩn đóng hàng, tránh dùng container kém chất lượng dễ gây hư hỏng hàng hóa. Chẳng hạn, như hình dưới đây, chắc chắn bạn nên từ chối đóng hàng vào container này.
- Và còn nhiều điểm khác nữa trong quá trình làm hàng bạn sẽ rút ra kinh nghiệm.
Hy vọng với hướng dẫn trên, Qúy doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về quy trình thủ tục hải quan trong xuất khẩu hàng hóa. Hãy liên hệ với Mekong Logistics để được hỗ trợ xử lý nhanh chóng và chuyên nghiệp!
☎️ Call center:
– Vietnam: [+84] 1900 636 944
– Cambodia: [+855] 0236 222 999
🌎 Website: www.mekonglogistics.vn / www.mkg.com.vn
MEKONG LOGISTICS SUPPLY CHAIN COMPANY LIMITED
🏢 99 Dao Duy Anh Street, Ward 9, Phu Nhuan District, Ho Chi Minh City, Vietnam
📩 Email: info@mkg.com.vn
📱 Fanpage:www.facebook.com/MekongLogs
MEKONG LOGISTICS SUPPLY CHAIN COMPANY LIMITED (CAMBODIA)
🏢 17B Street 384, Sangkat Toul Svay Prey 1, Khan Chamkarmon, Phnom Penh, Cambodia
📩 Email: cambodia@mkg.com.vn